הרבה פעמים אנשים נוטים לחשוב שהרבה יותר קשה לארגן אירוע גדול עם כמות אורחים גדולה, מאשר אירוע קטן. הגודל, לכאורה, משפיע על הקושי. זה לא בהכרח נכון. גם כשמבקשים לייצר אירוע קטן, זה יכול להיות מאוד מורכב ומסובך, בוודאי אם מבקשים לשמור על האינטימיות שלו.
היום אנחנו יכולים למצוא לא מעט מקומות המציעים לנו אפשרויות לארח בהם אירועים קטנים, הן פרטיים והן אחרים. הכוונה היא לאירועים הכוללים עשרות אורחים בודדים ולעיתים מדובר על כמות דו ספרתית נמוכה. הדבר הראשון שאנחנו צריכים לעשות בשביל לתכנן ולארגן אירוע כזה, הוא לדעת איזה אולם משתלם לנו לשכור.
השכרת אולם לאירוע קטן הוא לא דבר של מה בכך. אנחנו צריכים למצוא את המקום המתאים ביותר לאופי וסגנון האירוע, על פי הצרכים שלנו, בשביל שנוכל לבטא אותם בצורה הטובה ביותר. צריך לזכור, באירוע קטן הרבה יותר קל לראות את הטעויות והפגמים אם דברים נעשים בצורה לא נכונה, ולכן, אם שוכרים אולם קטן בצורה לא נכונה, עלולה להיות לכך השפעה מכרעת על אופי האירוע והאופן בו הוא ייערך.
איך שוכרים אולם לאירוע קטן?
לצורך השכרת אולם לאירוע קטן, אנחנו צריכים תחילה להחליט כמה אורחים ברצוננו לארח וכיצד אנחנו רוצים לערוך את האירוע שלנו. למשל, אם מדובר ביום הולדת, מסיבת אירוסין, מסיבת יום נישואין או אירוע אחר שאיננו פרטי, אנחנו צריכים להחליט איך בדיוק הוא יתבצע ואיך נוכל לנצל בצורה נכונה את היתרונות שהאולם מספק לנו.
מאחר ומדובר על כמות קטנה של אורחים, באופן יחסי, אז נצטרך להתייחס אחרת גם לשאלת המיקום של האולם. אם מדובר באירוע גדול, אז פחות משמעותי אם נערוך את האירוע במקום קרוב או רחוק. לעומת זאת, אם מדובר באירוע קטן, נרצה לערוך אותו בנקודה שהיא קרובה לרוב המשתתפים אם לא לכולם. למשל, אם כל האורחים שלנו מתל אביב, סביר להניח שאנחנו לא נחפש אולם בירושלים, אלא בעיר. זה הרבה יותר הגיוני ונכון.
כמובן שעלינו לבחון מה האולם מציע לנו מבחינת אווירה, סגנון, תנאי שירות, אמצעי תאורה והגברה, אמצעים טכנולוגיים ועוד. חשוב שנבחר אולם שיתאים מבחינת הגודל, כך שהוא לא ייראה ריק מדי, כאשר כל האורחים ייתכנסו בתוכו.
איך ניגשים לתכנון אירוע קטן?
תכנון אירוע קטן, באופן עקרוני לא שונה מתכנון אירוע גדול, רק שהמספרים הם אחרים, וסביר להניח שיהיו דברים שמופיעים באירוע גדול ונוותר עליהם באירוע קטן, בין אם זה מפאת כמות נמוכה של אורחים ובין אם זה בגלל הבנה והכרה שזה פחות מעניין אותם.
בכל מקרה, כשניגשים לתכנון אירוע קטן עלינו לקחת בחשבון שבסוף האירוע האורחים צריכים לצאת מרוצים ולזכור אותו לטובה. לכן עלינו להקפיד על כל פרט ופרט, כאילו היה זה אירוע גדול ומשמעותי.